Suomen Urheilukalastajain Liitto ry (SUKL) pitää henkilöjäsenistään jäsenrekisteriä. Rekisterin tarkoituksena on pitää lukua liiton henkilöjäsenistä sekä mahdollistaa yhteydenpito jäsenistöön (kokouskutsut, jäsentiedotteet, jäsenmaksut).

Jäsenmaksukirjeen yhteydessä jokaiselle henkilöjäsenelle ilmoitetaan hänestä SUKL:n jäsenrekisterissä olevat henkilötiedot tarkistamista varten.

Rekisteri on sähköisessä muodossa ja se on tallennettuna ainoastaan jäsenrekisterinpitäjän ja puheenjohtajan tietokoneilla. Rekisterinpitäjä tallentaa varmuuskopion rekisteristä muistitikulle.

Mikäli jäsenrekisterinpitäjä ei ole sihteeri, niin sihteeri saa tarvittaessa muistitikulla olevan kopion jäsenrekisteristä kokouskutsujen ja jäsenmaksukirjeiden lähettämistä varten. Käytön jälkeen muistitikulla olevat tiedot on tuhottava.

Rekisterissä on seuraavat pakolliset tiedot:

Jäsenrekisterinpitäjä vastaa rekisterin ylläpidosta. Hallitus valitsee vuosittain keskuudestaan jäsenrekisterinpitäjän.

Edellä mainittujen lisäksi jäsenrekisterin tietoja voi tarkastella ja käyttää vain varapuheenjohtaja tarvittaessa.

Ulkopuolisille tahoille ei jäsenrekisterin tietoja luovuteta, poikkeuksena tästä on Suomen Vapaa-ajankalastajien Keskusjärjestö ry (SVK).

• nimi
• osoitetiedot (postiosoite ja sähköpostiosoite)
• puhelinnumero
• jäsenlaji (nuorisojäsen, aikuisjäsen, ainaisjäsen)
• nuorisojäsenten syntymäaika
• jäsennumero
• merkintä Suomen Vapaa-ajankalastajien Keskusjärjestön jäsenyydestä (SUKL:n kautta).

SVK:lle luovutetaan SUKL:n kautta SVK:n jäseneksi liittyneiden aikuisjäsenten osoitetiedot ja nuorisojäsenten osalta osoitetietojen lisäksi syntymäaika.

Hallituksen jäsenten ja jäsenrekisterinpitäjän sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot ovat julkisia, ja ne voidaan julkaista Liiton kotisivuilla.

Jäsenistölle lähetettävät joukkosähköpostit on lähettävä piilokopiona tai henkilökohtaisena viestinä.

Eronneen tai kuolleen jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä viikon kuluessa siitä, kun jäsenrekisterinpitäjä on saanut tiedon tapahtumasta.

Erotettujen jäsenten tiedot säilytetään 12 kuukauden ajan erottamisesta.

Kaikki paperisessa muodossa oleva henkilöjäsenten rekisteritietoja sisältävä materiaali on hävitettävä silppuamalla tai polttamalla sen jälkeen, kun se on tullut tarpeettomiksi.

Kun jäsenrekisterin pitäjä vaihtuu, niin väistyvän rekisterin pitäjän on poistettava kaikki jäsenrekisterin tiedot omalta tietokoneeltaan sekä luovutettava muistitikulla oleva varmuuskopio uudelle jäsenrekisterin pitäjälle.

Niiden henkilöiden, joilla on oikeus säilyttää jäsenrekisterin tietoja tietokoneellaan, on huolehdittava koneensa riittävästä suojauksesta virusten ja tietovarkauksien varalta. Muistitikulla olevia varmuuskopioita on säilytettävä asianmukaisessa paikassa.